Êtes-vous trop occupé pour être productif? 

 

Jeff Mowatt

28 février 2020

Pourquoi les clients ne devraient pas être votre première priorité 

Soyons francs – si vous travaillez pour une entreprise, alors votre objectif principal est de faire de l’argent.   Point.   Vous avez peut-être des objectifs secondaires comme servir les intérêts de vos clients, employés, et être un bon citoyen corporatif, mais votre priorité numéro un est strictement le retour sur investissement.Profit.

Lorsque je parle lors de congrès et de réunions sur la façon d’augmenter les profits grâce à la fidélisation de la clientèle, je constate souvent que les propriétaires d’entreprise et les gestionnaires n’ont pas leurs priorités bien établies.   Le résultat est qu’ils perdent la fidélité de la clientèle, font face à l’augmentation des coûts d’exploitation, se bousculent pour remplacer le roulement du personnel, et luttent juste pour suivre la concurrence.   Ils peuvent travailler dur et penser positivement, mais leur impact est marginal.

D’autre part, en réalignant simplement leurs priorités, les gestionnaires peuvent diriger leur entreprise ou leur département d’une manière qui fidélise la clientèle et le personnel, réduit les coûts d’exploitation, fait plus d’argent et sert de citoyen corporatif modèle.   Vous n’aurez pas à travailler plus dur; juste plus intelligemment.   Pour savoir comment, répondez aux questions suivantes en fonction de vos pratiques actuelles. Lisez ensuite la suggestion qui l’accompagne pour la meilleure façon d’optimiser votre temps et votre efficacité.

Quelle est normalement votre première tâche de la journée?

a) retour d’appels téléphoniques

b) documents administratifs

c) travailler sur des projets stratégiques

d) traiter avec les clients

e) répondre aux demandes des employés

Votre première priorité de la journée devrait être c) travailler sur des projets stratégiques conçus pour prévenir les problèmes et augmenter les profits.   En règle générale, cependant, les gestionnaires retardent le travail stratégique pour effectuer d’autres travaux qui ont une date limite.   Ils confondent urgence et importance.

Il est toujours facile de remettre à plus tard des mesures de nature stratégique parce que la date limite est habituellement inexistante ou non urgente, et le travail stratégique exige quelque chose que beaucoup d’entre nous préfèrent éviter — la pensée.   Le problème est que si vous remettez continuellement à plus loin les projets visant à augmenter les profits ou à réduire les problèmes, alors vous finissez par avoir plus de crises à gérer.   Ainsi, vous êtes pris dans le cercle vicieux de la gestion de crise.

« Beaucoup de gestionnaires et de propriétaires d’entreprise aiment secrètement éteindre des feux parce que cela leur donne l’impression d’être des héros.   En fait, ils vivent dans un paradis pour les imbéciles; traitement des symptômes tous les jours plutôt que la guérison de la maladie. »

Se consacrer à un projet stratégique pendant la première ou première heure et demie de votre journée vous met dans un état d’esprit proactif.   Même si des crises peuvent surgir au cours de la journée, au moins vous avez le confort de savoir que vous faites quelque chose pour empêcher ces problèmes de se reproduire.   En d’autres termes, faire un travail de nature stratégique vous donne un contrôle sur le sens et le sentiment qu’il y a une lumière au bout du tunnel.

Lorsque je parle à des séminaires de l’heure et demie de travail ininterrompu sur un projet stratégique, j’entends souvent un chœur de protestations de l’auditoire.   Les gens parlent des urgences qui exigent leur attention.   La vérité est, à moins que vous travailliez dans les services d’urgence, il n’y a presque aucun problème ou « crise » ou la demande du client ne peut pas être traitée par quelqu’un d’autre dans l’organisation, ou d’attendre une heure et demie pour votre attention personnelle.   De façon réaliste, vous accomplirez plus au cours de cette heure et demie de travail stratégique que les 7 autres heures de gestion de crise combinées.

De vos grands travaux de projet, sur lequel travaillez-vous habituellement en premier?

a) celui qui a le délai le plus urgent

b) celui qui est le plus facile à faire rapidement

c) celui qui générera le plus de profits à long terme

Évidemment, vous devriez travailler sur c) le projet qui générera le plus de profits sur le long terme.   C’est pour ça que tu fais des affaires.   Ironiquement, la plupart des gestionnaires ne le font pas.   Ils réagissent aux délais — se soumettant à la tyrannie de l’urgence.   C’est bien de travailler sur des projets avec des délais urgents, mais au moins passer la première heure sur le projet de profit à long terme, puis travailler sur les autres projets avec les délais urgents.

Les activités administratives sont quelques-unes des tâches les plus importantes en tant que gestionnaire

a) vrai

b) faux

Réponse: b) faux.   Adminis-trivia est l’organisation quotidienne de l’argent (flux de trésorerie) de la main-d’œuvre (planification) et des machines (inventaire).   Ce sont les rapports fastidieux et insensés et la paperasserie qui doivent simplement être faits.   Et c’est la forme de travail la moins importante pour n’importe quel gestionnaire.   Il doit être automatisé, délégué ou externalisé.   Si vous faites ce travail vous-même, vous êtes un greffier — pas un leader.

Le chemin de la moindre résistance

Le problème est que adminis-trivia est séduisant parce qu’il est facile à faire et il a généralement une date limite.   Idem pour traiter les demandes des clients qui doivent être traitées par vos employés.   Ce sont des chemins de moindre résistance.   Le travail de projet stratégique à long terme, d’autre part, exige la concentration, la vision, et a rarement une date limite immédiate.   Un exemple classique est l’élaboration d’un programme continu de formation du personnel.   Vous pouvez le remettre indéfiniment et toujours avoir l’air occupé à faire de la paperasse.   Les conséquences sont que le reste de votre journée est consacré à la gestion des crises parce que votre personnel de première ligne n’est pas correctement formé.

L’essentiel est que pour être un gestionnaire efficace, vous n’avez pas à être le plus intelligent, le plus enthousiaste, ou même le travailleur le plus dur.   Vous avez simplement besoin d’apprendre à organiser votre journée de travail afin d’être moins occupé et plus productif.