Comment le logiciel de gestion de projet Procore peut aider les entrepreneurs en électricité à améliorer leurs opérations

8-avril-2022

Elle Bremmer et Blake Marchand

L’une des forces de Procore, un fournisseur de logiciels de gestion de la construction, est que bon nombre de ses employés ont une expérience de travail dans l’industrie de la construction. Cela leur donne un aperçu des difficultés du travail dans la construction et les aide à adapter la plate-forme aux différents domaines de l’industrie — des entrepreneurs généraux aux sous-traitants.

C’est le cas d’Anis Khoury et de Kevin Moeun de l’équipe d’ingénierie des solutions de Procore, qui ont tous deux passé du temps dans l’industrie de la construction avant de rejoindre Procore. Lors d’une récente discussion avec M. Khoury, responsable de l’ingénierie des solutions chez Procore, et M. Moeun, ingénieur commercial, ils ont partagé un aperçu de la manière dont Procore peut être utilisé par les électriciens et quels outils de la plate-forme peuvent les aider à établir des devis, à éviter les reprises, et améliorer les opérations grâce au partage de documents et à la collecte de données.

Pourquoi choisir Procore ?

« Notre objectif est de connecter tout le monde dans la construction sur une seule plateforme mondiale », a déclaré M. Khoury. « Nous donnons à chacun, du propriétaire à l’entrepreneur général en passant par l’entrepreneur spécialisé, les outils dont ils ont besoin pour faire le travail, tout en éliminant les problèmes de communication et les silos de données qui surviennent généralement sur les projets de construction qui, selon nous, ont freiné cette industrie. Notre vision est d’améliorer la vie de tous dans la construction. Nous créons des logiciels pour les personnes qui construisent le monde. »

Actuellement, Procore compte environ 12 000 clients dans plus de 150 pays, et un volume de construction de 1 000 milliards de dollars a traversé sa plateforme. Il y a 2 millions d’utilisateurs annuels de Procore et plus d’un million de projets ont déjà été créés sur la plateforme. Il y a aussi une énorme croissance du marché prévue dans l’industrie de la construction : la croissance qu’ils envisagent sera de 14 000 milliards de dollars américains d’ici 2025. Et cela, selon eux, n’est que le début.

L’industrie de la construction a également été particulièrement lente à se numériser, et c’est là que Procore intervient pour faciliter cette transition.

« L’environnement de la construction est en train de changer, et il évolue si rapidement qu’il change toujours et si nous pensons que nous l’avons résolu, alors nous sommes déjà en retard. Nous voulons répondre à cela, être adaptables, pouvoir changer avec ce changement constant, naviguer dans différents projets et dynamiques », a déclaré M. Khoury.

Ils ont souligné que si le marché a récemment été inondé de solutions logicielles en silo, et bien que celles-ci puissent résoudre certains problèmes, elles sont toujours déconnectées les unes des autres et rendent difficile l’extraction et la compilation des données. L’industrie avait besoin d’un changement pour que chacun puisse prendre du recul et avoir une vue d’ensemble et la connectivité d’un projet, des administrateurs au bureau aux travailleurs sur le terrain. La connectivité et les mises à jour en temps réel permettent d’éviter les reprises et d’obtenir rapidement des réponses aux questions ou aux préoccupations.

Une grande caractéristique de Procore est sa capacité à éliminer le travail en double. Tout ce qui est fait dans un outil particulier peut être poussé vers d’autres domaines du processus de gestion de projet. Lorsque vous faites votre « décollage », vous pouvez repousser votre dessin de l’outil d’estimation vers l’outil de dessin et l’estimation peut être avancée dans votre budget une fois que vous avez commencé le projet.

L’utilisation d’une plate-forme comme Procore peut rendre la paperasserie plus efficace et laisser moins de place à l’erreur avec les dessins électriques, mais elle peut également vous fournir des données pour mieux comprendre la quantité de travail nécessaire et gérer votre budget. Il facilite le suivi de votre budget par rapport aux coûts avec des visuels pour des produits individuels, ainsi que pour tous les projets en cours. Au fur et à mesure que les projets changent et que de nouveaux ordres de travail sont ajoutés, les budgets peuvent être ajustés pour refléter avec précision votre budget, ce qui inclut des outils de prévision pour vous aider à rattraper les retards ou les dépassements passés.

« Nous entrons dans cette ère d’informations où nous devons être en mesure de prendre des données, de les organiser et de les configurer de manière à pouvoir les utiliser à notre avantage. C’est le monde dans lequel nous nous dirigeons et c’est là que Procore entre en jeu », a déclaré M. Khoury.

Un autre aspect positif de Procore est qu’il n’y a pas de limite au nombre d’utilisateurs sur la plateforme. Si un entrepreneur général choisit d’utiliser Procore, tous les membres de son équipe auront accès (avec différents contrôles d’autorisations). Il n’y a pas non plus de frais de licence par utilisateur.

Procore est également connecté à la plupart des applications tierces du marché, ce qui signifie qu’il s’intègre bien avec d’autres logiciels. M. Khoury nous a expliqué cette intégration :

« Nous réalisons que Procore ne peut pas tout résoudre, nous avons donc des partenaires intégrés à la plate-forme », a-t-il déclaré. « Nous voulons que les utilisateurs s’intègrent, nous ne vous retiendrons jamais. Nous avons la plus grande collection d’applications tierces de l’industrie. Nous avons près de 350 applications avec lesquelles vous pouvez connecter Procore. Nous l’avons fait en rendant la plate-forme ouverte et accessible aux développeurs de logiciels, et encore une fois à la communauté. Nous avons une expérience intégrée avec certaines de nos applications où vous pouvez ouvrir le logiciel directement dans Procore. »

Un exemple fourni par M. Khoury était Google Docs. « Vous pouvez l’ouvrir directement dans Procore, vous apportez vos modifications, vous le fermez et il est partagé au sein de la même plate-forme. »

Pour les petits entrepreneurs et sous-traitants, vous pouvez également personnaliser votre expérience en achetant uniquement les outils dont vous avez besoin. Le système est modulaire, vous pouvez donc ajouter et soustraire les outils/packages qui fonctionnent pour votre entreprise. Quelques exemples d’outils que M. Khoury et M. Moeun ont cités comme utiles pour les électriciens et les entrepreneurs en électricité sur le terrain sont l’outil d’estimation, l’outil de dessins et l’outil de feuille de temps.

Outil de dessin

L’outil de dessin sert de dessin en direct pour votre projet. Fini le temps du papier. Au fur et à mesure que des ordres de modification sont ajoutés à un projet, ils peuvent être chargés dans l’outil et intégrés automatiquement dans le dessin numérique pour les personnes travaillant sur le terrain ou celles qui sont de retour au bureau. Cela signifie que tous ceux qui travaillent sur le projet peuvent voir les mêmes dessins à jour, où qu’ils se trouvent.

« Depuis le terrain ou au bureau, vous pouvez utiliser les dessins comme guide et savoir exactement où les choses sont censées aller et combler ce fossé de communication », a expliqué M. Khoury. « En règle générale, dans la construction, nous aurons une liste de tous vos dessins et créerons un registre de dessins. Cela se fait souvent dans Excel, mais dans Procore, vous téléchargez simplement l’ensemble de dessins complet. Vous allez le faire glisser et le déposer et demander à Procore de le scanner, de le reconnaître [numéro et titre du dessin], puis de créer un registre pour vous. »

De plus, si vous obtenez des dessins révisés, vous pouvez utiliser le même outil pour télécharger le nouveau dessin, et Procore reconnaîtra les numéros et les noms des dessins et les fera synchroniser et mettre à jour parfaitement, avec le nouveau dessin en haut, avec ce qui a été ajouté en bleu et supprimé en rouge pour gagner du temps en essayant de comprendre les modifications qui ont été apportées. Cela évite également les retouches. Si vous pouvez voir les mises à jour d’un dessin sur le terrain en temps réel, il y a une communication plus efficace et donc moins de chances de faire le mauvais travail, économisant à la fois du temps et des ressources.

S’il y a une partie du travail sur laquelle vous avez des questions ou quelque chose qui vous préoccupe — une lacune ou tout ce qui ne va pas — vous pouvez prendre des photos et les épingler directement sur le dessin. Tous ceux qui ont été ajoutés au dessin verront les photos. Cela rationalise et améliore la communication avec le bureau de terrain et permet de résoudre rapidement tout problème. M. Moeun a déclaré : « Je peux montrer à mon chef de projet qui est assis dans le bureau exactement de quels mur ou luminaire je parle. Il n’y a pas de confusion avec une photo. »

Outil d’estimation

Avant de commencer un projet, une estimation est généralement créée pour identifier ce qui est proposé, la portée du projet et ce que vous êtes censé faire. Le projet est ensuite tarifé en fonction du coût des matériaux et des taux de rémunération de l’équipe. Cependant, ce processus peut être difficile et sujet à des erreurs. L’estimation de Procore est une solution qui offre une estimation et un calcul rapide et précis intégrés à la plateforme Procore, permettant aux utilisateurs de gérer efficacement les coûts tout au long du projet.

L’outil d’estimation peut également estimer les budgets — combien vous avez l’intention de dépenser, suivre les coûts par rapport au budget et vous assurer que vous ne dépensez pas trop. Cela permettra à un chef de projet ou à un autre administrateur de voir plus facilement pourquoi un certain projet rencontre plus de difficultés.

Pour poursuivre le processus d’appel d’offres, Moeun a expliqué : « Vous pouvez obtenir les quantités, vous avez des prix que vous stockez dans une base de données, vous pouvez créer votre estimation, vous pouvez créer autant de détails que vous le souhaitez, modifier les choses selon vos besoins, en veillant à ce qu’il corresponde exactement à ce que vous voulez créer une offre pour remporter ce projet. »

Toutes les informations saisies dans Procore pour créer le devis sont ensuite poussées dans un format de proposition qui peut être envoyé directement au client. Procore stocke également une base de données de votre matériel, des prix, des tarifs de main-d’œuvre, des tarifs de location de matériel et d’autres informations afin que, lorsque vient le temps de mettre à jour cela, vous puissiez le faire en masse et tous les autres documents de Procore seront automatiquement mis à jour avec ce montant. Tout cela peut être saisi initialement au moment du partenariat avec Procore.

« Lorsqu’un partenariat démarre, nous commençons par la mise en œuvre, nous avons donc des équipes spécifiques qui prennent vos données actuelles et vos informations, votre liste de contacts, votre liste de codes de coût, l’intégralité de votre catalogue et les placent dans Procore pour vous. Et nous vous apprendrons comment modifier et supprimer des éléments selon vos besoins », a expliqué M. Moeun.

Procore veut également s’assurer que l’outil d’estimation est également utile une fois que vous avez remporté le projet :

« Lorsque vous avez remporté le projet, généralement dans la construction, il y a des choses qui manquent, ou les gens aiment changer les choses à mi-parcours et cela entraîne peut-être un changement dans le budget. Les gens dépensent peut-être plus, peut-être moins, et nous pouvons utiliser l’outil d’estimation pour savoir exactement quelle sera la différence de coût, puis la transformer en ordre de modification. »

Outil de feuilles de temps

Une autre façon dont Procore fait progresser la numérisation dans la construction consiste à utiliser des feuilles de temps. Cet outil peut aider les administrateurs et les sous-traitants à traiter efficacement les heures, sans utiliser de papier.

« Pour les électriciens et les sous-traitants spécialisés, un gain de temps important est la façon dont nous aidons à collecter les heures du personnel sur le terrain », a expliqué M. Moeun.

Si vous travaillez avec du papier pour remplir des feuilles de temps, la numérisation de ce processus peut le rendre plus fluide et plus précis. Cela peut également vous aider à mieux comprendre la durée d’un travail particulier, ce qui peut être pris en compte dans votre processus de devis en vous donnant plus de données avec lesquelles travailler lors de l’estimation des coûts de main-d’œuvre.

Avec cet outil, les entrepreneurs et les sous-traitants peuvent soumettre leur temps facilement et automatiquement chaque jour, en sautant les inefficacités et les risques d’erreur.

Alors que les outils numériques deviennent de plus en plus courants dans l’industrie, pour beaucoup, il y a encore une courbe d’apprentissage. Et, comme pour tout nouvel outil, il y a souvent des questions et des processus auxquels s’adapter. Procore est très concentré sur la formation de nouveaux clients, ou comme Procore les appelle, des partenaires. Il existe de nombreuses options pour aider à prendre en charge les nouvelles implémentations, notamment une assistance en direct, des vidéos et bien plus encore. La plateforme Procore, ainsi que les formations, est disponible en français pour la clientèle francophone ici au Canada.

L’avenir de la construction

La technologie continue d’évoluer, tout comme Procore. En ce qui concerne la technologie à l’horizon, M. Khoury dit que « la chose la plus importante que je vois est le rôle de l’IA, et Procore s’y met vraiment. L’IA peut traduire les données et les KPI en quelque chose qui signifie quelque chose pour votre entreprise. L’IA elle-même n’est pas nouvelle, mais elle évolue, et la façon dont elle est utilisée peut faire une énorme différence. »

Interrogés sur l’avenir de la construction, M. Khoury et M. Moeun ont souligné que les besoins et les défis de la construction ne sont pas nouveaux, mais que la technologie pour aider à résoudre ces problèmes l’est. Alors que la construction continue de croître, les organisations peuvent profiter du soutien que la technologie peut offrir. Procore cherche à intégrer et à encourager la numérisation dans l’industrie, et les avantages de cela sont clairs.

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Toutes les images sont reproduites avec l’autorisation de Procore